Plantilla de cesión de derechos de imagen (adultos y menores)

Si haces fotos o vídeos para tus clientes, organizas eventos o simplemente quieres enseñar tu trabajo en redes sociales, tarde o temprano vas a publicar la imagen de otra persona: un modelo, un cliente, un asistente a una formación o alguien de tu equipo.

En España, para usar la imagen de una persona identificable necesitas su consentimiento expreso. Y la mejor forma de poder demostrarlo es tenerlo por escrito, en un documento que deje claro qué imágenes, para qué usos, en qué medios y durante cuánto tiempo.

En este artículo te explicamos qué es una cesión de derechos de imagen, cuándo la necesitas, qué debe incluir y qué cambia cuando la persona es menor de edad. Y puedes descargar gratis las dos plantillas, para adultos y para menores, listas para rellenar.

¿Cesión o autorización de derechos de imagen?

En la práctica es lo mismo. Lo encontrarás como cesión de derechos de imagen, autorización de uso de imagen o consentimiento de derechos de imagen: en todos los casos es el documento en el que una persona consiente que otra capte, use y difunda su imagen (y, si hace falta, su voz) para unos fines concretos.

Hay dos normas que lo hacen necesario:

• La Ley Orgánica 1/1982, que protege el derecho a la propia imagen. Según su artículo 2, el uso de la imagen de alguien no es una intromisión ilegítima si esa persona ha dado su consentimiento expreso. Ese consentimiento puede revocarse en cualquier momento, aunque quien lo revoca tiene que indemnizar, en su caso, los daños y perjuicios que cause.
• El RGPD y la LOPDGDD, porque la imagen de una persona identificable es un dato personal. Por eso el documento también tiene que informar de quién es el responsable del tratamiento, para qué se usarán las imágenes, cuánto tiempo se conservarán y cómo ejercer los derechos.

No hace falta notario ni ningún trámite especial: basta con un documento claro, firmado por la persona que aparece en las imágenes y por quien las va a usar.

Cuándo necesitas una cesión de derechos de imagen

Si eres autónomo, estas son las situaciones más habituales:

• Fotógrafos y videógrafos: sesiones con modelos, retratos o reportajes que vas a usar en tu portfolio, tu web o tus redes, además de entregarlos al cliente.
• Marketing, publicidad y redes sociales: campañas, anuncios o contenido en el que aparecen personas, sean profesionales o no.
• Eventos, cursos y formaciones: si vas a publicar fotos o vídeos de los asistentes.
• Negocios que enseñan su trabajo: peluquerías, estética, reformas, entrenadores… cuando publicas fotos con el cliente.
• Tu propio equipo: trabajadores o colaboradores que aparecen en tu web o en tus publicaciones.

Qué debe incluir una cesión de derechos de imagen

Cuanto más concreto sea el documento, mejor te protege. Estas son las cláusulas que incluyen nuestras plantillas:

1. Datos de las partes

Nombre, NIF y domicilio de la persona que cede su imagen y de quien la va a usar (el responsable), con un correo de contacto para ejercer los derechos.

2. Imágenes a las que se refiere

Qué fotos o grabaciones cubre la autorización: la sesión, el evento o el proyecto, con su fecha. Si también se va a usar la voz (por ejemplo, en un vídeo), hay que decirlo.

3. Usos y medios autorizados

Para qué se van a usar (portfolio, publicidad, contenido informativo…) y dónde se van a publicar (web, Instagram, LinkedIn, folletos…). Todo lo que no esté autorizado queda excluido, igual que cualquier uso que dañe la reputación de la persona.

4. Ámbito territorial y duración

Dónde y durante cuánto tiempo vale la autorización. Para un autónomo suele bastar con «España» o «mundial» (si publicas en internet) y un plazo de entre 2 y 5 años.

5. Contraprestación

Si se paga algo a cambio o si la cesión es gratuita. Ponerlo por escrito evita malentendidos, sobre todo en sesiones con modelos o colaboraciones con creadores.

6. Revocación

La persona puede retirar su consentimiento cuando quiera. El documento recoge cómo comunicarlo y recuerda que, si la revocación causa un perjuicio (por ejemplo, una campaña ya contratada), puede haber que indemnizarlo.

7. Protección de datos

La información que exige el RGPD: quién es el responsable, la finalidad, la base legal (el consentimiento), los destinatarios, el plazo de conservación y cómo ejercer los derechos, incluida la posibilidad de reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos.

Cesión de derechos de imagen de menores de edad

Con menores hay que tener más cuidado, y por eso tienes una plantilla específica. Lo que cambia:

• Quién consiente: según el artículo 3 de la Ley Orgánica 1/1982, si el menor tiene madurez suficiente, consiente él mismo. Si no, lo hace por escrito su representante legal (padre, madre o tutor), que debe comunicarlo antes al Ministerio Fiscal; si el Fiscal se opone en ocho días, decide el juez.
• La edad cuenta para los datos personales: desde los 14 años, es el propio menor quien consiente el tratamiento de sus datos (artículo 7 de la LOPDGDD). Por debajo de esa edad, lo hacen sus padres o tutores.
• El interés del menor por delante: nunca se pueden usar sus imágenes de forma que perjudique su honra, su reputación o sus intereses (Ley Orgánica 1/1996, de Protección Jurídica del Menor).

Consejo práctico: que firme siempre el padre, la madre o el tutor y, si el menor tiene madurez suficiente o más de 14 años, que firme también él. Y evita publicar junto a las imágenes datos que permitan localizarlo, como su colegio o su domicilio.

No la confundas con la cesión de derechos de autor

Si eres fotógrafo o diseñador, hay otro documento que se parece pero es distinto. La cesión de derechos de imagen protege a la persona que aparece en la foto. La cesión de derechos de explotación regula lo que tu cliente puede hacer con tu obra (la foto o el diseño que has creado) y se rige por la Ley de Propiedad Intelectual.

En una sesión para un cliente puedes necesitar las dos: la autorización de la persona fotografiada y la cesión de tus derechos de explotación al cliente. En factulegal tienes una plantilla para cada una.

Cómo personalizar la plantilla

Las plantillas tienen los datos variables entre corchetes: nombres, NIF, descripción de las imágenes, usos, medios, duración, lugar y fecha. Solo tienes que sustituir cada campo antes de imprimirla o enviarla a firmar.

Si haces sesiones o eventos a menudo, rellenar el Word a mano para cada persona se vuelve pesado, y es fácil dejarse algún dato de la anterior. Eso es lo que factulegal.com resuelve: eliges la plantilla, rellenas los datos de la persona en un formulario y el documento se genera en segundos.

Si trabajas con clientes, te interesará también la plantilla de contrato de servicios para autónomos, y si antes de empezar compartís información sensible, la plantilla de acuerdo de confidencialidad (NDA). Y para tener todo a punto: los documentos que todo autónomo necesita antes de empezar un proyecto.

Estas plantillas son orientativas y están pensadas para los casos habituales. Si tu situación es compleja (campañas publicitarias de gran alcance, contenido sensible, cesiones en exclusiva…), consulta con un profesional.